Vedtægter

Vedtægter for den selvejende institution

Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset

§ 1 Hjemsted

Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset har hjemsted i Holstebro Kommune, Nygade 22, 7500 Holstebro.

§ 2 Formål

 Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset har til formål:

•  At være et anker i Holstebro Kommune, der samler og videndeler om frivilligt arbejde, foreninger og andre tilbud til gavn for civilsamfundet, Holstebro Kommune og andre samarbejdspartner.
• At understøtte, udvikle, formidle og synliggøre det frivillige arbejde i Holstebro Kommune.
• At være en samlende aktør, der skaber rammerne for at det bliver lettere at være frivillig i Holstebro Kommune, samt understøtte foreningernes udfoldelsesmuligheder ved at inspirere og hjælpe nye initiativer i gang.
• At øge den lokale sammenhængskraft og styrke en helhedsorienteret indsats ved at skabe netværk og samarbejde på tværs af foreninger, mellem foreninger, kommunen, fritids- og kulturinstitutioner og erhvervslivet i Holstebro.
• At tilstræbe den bredest mulige forankring i det frivillige arbejde samt indsamle og formidle viden om frivilligt arbejde i Holstebro Kommune.

§ 3 Regnskab og revision

Stk. 1: Regnskabet følger kalenderåret.

Stk. 2: Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Stk. 3: Revision af selvstændige projekter med bevillinger under 100.000 kr. foretages af den valgte interne revisor. 

Stk. 4: Det reviderede regnskab fremlægges og godkendes på den årlige generalforsamling.

Stk. 5: Regnskabet sendes efterfølgende til Holstebro Kommune til godkendelse vedlagt bestyrelsens beretning.

§ 4 Driftsmidler og hæftelse

Stk. 1: Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighusets driftsøkonomi er baseret på samarbejdsaftalen med Holstebro Kommune samt andre tilskudsgivere. 

Stk. 2: For Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset forpligtelser hæfter alene den selvejende institution Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighusets formue og ikke enkeltpersoner.

Stk. 3: Regnskabet revideres af en registreret revisor. Denne udpeges af generalforsamlingen.

§ 5 Medlemskab

Stk. 1: Alle frivillige foreninger, grupper, fællesskaber, organisationer og projekter med tilknytning til Holstebro Kommune kan blive optaget som medlemmer, såfremt de kan tilslutte sig Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighusets formålsparagraf.

Stk. 2: Medlemskabet giver adgang til brug af husets faciliteter. Retningslinjer for brug, fastlægges af den daglige ledelse.

Stk. 3: Det kræver ikke medlemskab af den enkelte person, der bruger husets tilbud, f.eks. hvis vedkommende yder en frivillig indsats eller modtager rådgivning og vejledning.

Stk. 4: Enkeltpersoner samt virksomheder har mulighed for at tegne et støttemedlemskab, dog uden ret til at benytte husets ydelser, faciliteter og uden stemmeret. Størrelsen af det årlige støttemedlemskab fastsætter de selv.

Stk. 5: Kontingent og ændring heraf, for det ordinære medlemskab, fastsættes på den årlige generalforsamling.

Stk. 6: Såvel ordinære medlemmer (foreninger) samt støttemedlemmer har adgang til generalforsamlingen. Støttemedlemmer dog uden opstillings- og stemmeret.

Stk. 7: Optagelse samt bevarelse af medlemskab forudsætter at ordinære medlemmer og støttemedlemmer overholder husets formål og ordensregler. Såfremt dette ikke sker, kan bestyrelsen ekskludere et medlem. Generalforsamlingen orienteres herom efterfølgende.

§ 6 Bestyrelsens sammensætning

Stk. 1: Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset ledes af en bestyrelse på 5-7 medlemmer. Heraf er et medlem udpeget af byrådet i Holstebro Kommune og de andre medlemmer valgt på generalforsamling.

Stk. 2: Bestyrelsen sammensættes så vidt muligt på følgende måde:

1 medlem udpeget af Holstebro Byråd

Min. 3 medlemmer valgt af medlemsforeningerne

Medlemmer der repræsenterer både børn, unge og ældre området

Medlemmer der repræsenterer kulturinstitutionerne

Medlemmer der repræsenterer erhvervslivet

2 suppleanter. 

Foreningen tilstræber således en bredt sammensat bestyrelse, der repræsenterer forskellige målgrupper, brancher og sektorer og besidder forskellige relevante kompetencer og erfaringer til gavn for foreningens formål, drift og udvikling.

Det forventes at medlemmer der indtræder i bestyrelsen, tilgår posten med vilje, engagement og lyst til at indgå i et positivt og udviklende arbejde.

Stk. 3: Bestyrelsen kan desuden supplere sig med 2 eksterne medlemmer, som fuldgyldige medlemmer af bestyrelsen, med særlig forudsætninger for centerets arbejde. Supplerende medlemmer udpeges for et år.

Stk. 4: Medlemmer udpeget af Holstebro Byråd, kan kun være udpeget for den kommunal valgte periode på maximalt fire år ad gangen, og følger Holstebro Byråds valgperiode.

Stk. 4,1: Bestyrelsesmedlem udpeget af Holstebro Byråd kan ikke vælges til formand eller næstformand.

Stk. 5: Øvrige medlemmer af bestyrelsen vælges for to år ad gangen, dog vælges suppleanter for et år ad gangen.

Der må ikke være personsammenfald i bestyrelsen, ligesom det vil være uhensigtsmæssigt at medlemmer af bestyrelsen er ægtefæller/samboende.

Stk. 5,1: Genvalg/udpegning kan finde sted, dog kun for en sammenhængende periode på maximalt 8 år.

Stk. 6: Har et bestyrelsesmedlem forfald grundet sygdom eller andet i mere end 3 måneder, tiltræder suppleanten indtil bestyrelsesmedlemmet er tilbage. Udtræder et medlem af bestyrelsen indkaldes suppleant til at indgå i bestyrelsen. Er der ingen suppleanter vælges på først kommende generalforsamling medlemmer, så bestyrelsen bliver fuldtallig.

§ 7 Bestyrelsens ansvar og arbejde

Stk. 1: Det er bestyrelsens ansvar, at der arbejdes i henhold til formål og værdigrundlag.

Stk. 2: Bestyrelsen konstituerer sig selv, med minimum formand og næstformand på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Stk. 3: Bestyrelsen fastsætter selv deres forretningsorden.

Stk. 4: Bestyrelsen holder møde mindst 5 gange årligt, derudover når formanden finder det nødvendigt, eller 4 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Bestyrelsesmøderne fastsættes på det første møde efter generalforsamlingen.

Stk. 5: Bestyrelsen har det overordnede økonomiske ansvar for husets drift.

Stk. 6: Bestyrelsen ansætter og afskediger Kultur og Frivillighusets daglige leder jf. funktionærlovens bestemmelser. Den daglige leder deltager i bestyrelsesmøder, uden stemmeret. Lønnet personale kan ikke vælges til bestyrelsen.

Stk. 7. Bestyrelsen kan beslutte, at den daglige leder af Kultur og Frivillighuset er sekretær.

§ 8 Tegningsregler

Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset tegnes af bestyrelsens formand, sammen med den daglige leder.

§ 9 Generalforsamling

Stk. 1: Generalforsamlingen er øverste myndighed og afholdes en gang årligt inden udgangen af 1. kvartal. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel, pr. mail til medlemsforeninger samt via offentliggørelse på hjemmesiden og SoMe platforme.

Forslag der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse.

Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:

• Valg af dirigent
• Valg af referent
• Valg af stemmetællere
• Bestyrelsens beretning
• Daglig leders årsberetning
• Det kommende års visioner
• Regnskabsfremlæggelse
• Orientering om næste års budget
• Indkomne forslag
• Valg af bestyrelsesmedlemmer
• Valg af suppleanter
• Valg af intern revisor og revisorsuppleant
• Valg af revisor på baggrund af bestyrelsens indstilling
• Fastsættelse af kontingent for det kommende år
• Eventuel

Stk. 2: Hver medlemsforening har 1 stemme. Afstemningen afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Skriftlig afstemning kan vælges, hvis dirigenten eller mindst en af de fremmødte forlanger det.

Stk. 3: De på generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter udtræder automatisk af bestyrelsen i tilfælde af, at de ikke længere er aktive medlemmer af deres respektive forening. 

§ 10 Ekstraordinær generalforsamling

Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når skriftligt forlangende herom er fremsendt af 1/3 af medlemsforeningerne, med en nøje angivelse af, hvad der ønskes behandlet.

Indkaldelsen sker derefter med 8 dages varsel.

§ 11 Vedtægtsændringer

Stk. 1: Forslag til ændring af vedtægter fremsættes på generalforsamlingen som indkommet forslag.

Stk. 2: Vedtægtsændringer kræver at mindst 2/3 af de afgivende stemmer er for forslaget.

Stk. 3: Vedtægtsændringerne træder i kraft med øjeblikkelig virkning.

Stk. 4: Vedtægterne sendes efterfølgende til orientering til Holstebro Kommune.

§ 12 Opløsning

Stk. 1: Beslutning om opløsning af den selvejende institution træffes på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 4 ugers mellemrum med 2/3´s flertal.

Stk. 2: Uforbrugte midler eller øremærkede midler, der ikke er anvendt inden opløsningen, skal betales tilbage til de bevilligende myndigheder.

Stk. 3: Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorledes man skal forholde sig til anvendelse af evt. formue og andre aktiver.

Stk. 4: Medlemsforeningerne har forkøbsret til aktiverne. Bestyrelsen er ansvarlig for at levere lånt inventar og materialer tilbage til ejerne.

Stk. 5: Bestyrelsen skal ved den selvejende institutions ophør fungere videre, indtil den økonomiske afvikling af aktiver er tilendebragt.

§ 13 Ikrafttræden

Vedtægterne er revideret på generalforsamling den 26. marts 2025.

Nærværende vedtægter træder i kraft 26. marts 2025.

Vedtægter for den selvejende institution

Frivilligcenter Holstebro, Kultur & Frivillighuset